5 dicas para otimizar a gestão do seu consultório odontológico

Organizar os processos é a chave para uma clínica bem-sucedida 

Abrir um consultório odontológico por si só já é um enorme desafio. Além de garantir que os pacientes recebam o melhor tratamento possível, um cirurgião-dentista, ao abrir sua própria clínica, precisa saber administrar e gerir todas as demandas que um negócio exige.

Para esse tipo de negócio ter sucesso e prosperar, no entanto, é preciso mais do que boas técnicas e bom relacionamento com os pacientes.

Porém, isso não deve ser um empecilho. Com a orientação correta, o dentista é capaz de desenvolver uma boa gestão de clínica odontológica para reduzir os riscos do empreendimento e viabilizar a consolidação no mercado.

1 - Agenda organizada

Um dos problemas mais comuns observados em consultórios odontológicos é a desorganização da agenda. Pode até parecer algo simples, mas acaba acarretando em confusão entre horários de pacientes, salas de espera sempre cheias, altas taxas de cancelamento etc.

Para evitar ao máximo tais situações indesejadas, recomenda-se, em primeiro lugar, substituir a agenda física por uma eletrônica. Além de otimizar a organização do seu consultório, também vai simplificar a visualização de compromissos e evitar erros durante os agendamentos.

Também é importante destacar que muitos cirurgiões-dentistas são colegas de clínica, e um sistema eletrônico possibilita maior controle de agendamento e gerenciamento de retornos, unificando a gestão. 

Um sistema de agendamento eficiente também melhora o fluxo de pacientes, aumenta a produtividade da equipe, agiliza processos de marcação e agendamento de consultas, reduz as taxas de cancelamentos, além de ser uma vantagem competitiva.

2 - Controle financeiro

Este é um dos pontos mais importantes quando o assunto é gestão, e pode ser aplicado a qualquer setor. Quando falamos de clínica odontológica, não é diferente. Não tem segredo: para que a clínica prospere, é necessário manter as finanças organizadas e não misturar as contas da empresa com as pessoais.

É importante criar um pró-labore para o dentista, ou seja, um salário fixo mensal. O restante do faturamento deve ser destinado para o pagamento das despesas da clínica e para construção do capital de giro.

Outro ponto fundamental é organizar corretamente as contas da clínica. É importante registrar todos os gastos, tanto os maiores como os menores.

3 - Invista na otimização do tempo da equipe

Para que os pacientes tenham a melhor experiência possível na sua clínica, é importante que a equipe de colaboradores tenha uma boa preparação.

A fim de otimizar o tempo dos funcionários, uma alternativa interessante pode ser o uso de um sistema de agendamento online. Desta forma, o próprio paciente tem acesso à própria agenda e as secretárias podem se dedicar a outras tarefas mais importantes para o bom funcionamento do consultório.

Treinamentos voltados à gestão também são interessantes e elevam a organização da equipe. Periodicamente, é importante fazer esse investimento e tornar os funcionários cada vez mais capacitados.

4 - Cuidado com o paciente em primeiro lugar

Receptividade, responsabilidade e ética são valores indispensáveis em cada atendimento de uma clínica odontológica. Atenção em cada detalhe e personalização do atendimento de acordo com a demanda do paciente também é fundamental. Para colocá-los em prática, o primeiro passo é ter uma boa conversa com o paciente, entender suas principais queixas e seu histórico clínico.

É importante registrar tais informações para que o dentista consiga consultá-las sempre que necessário. Por meio de um documento, o dentista é capaz de desenvolver um atendimento personalizado e seguro para cada paciente.

Pode até não parecer, mas esse cuidado com as demandas dos pacientes está fortemente ligado à organização de uma clínica.

5 - Utilize um software de gestão

A implementação de uma boa gestão em uma clínica pode levar tempo, principalmente se esta depender de planilhas e relatórios complexos. Nessa situação, o cirurgião-dentista pode ter dificuldades para interpretação de dados, se desgastar e reduzir o tempo disponível para descanso ou até mesmo para atendimento.

Devido à complexidade, em alguns casos, a gestão da clínica acaba ficando em segundo plano, o que é um grande risco para o negócio. A boa notícia é que existem diversos softwares capazes de ajudar na organização do negócio.

Normalmente, estes sistemas oferecem os recursos necessários para administração do consultório odontológico dentro de uma única plataforma.

Coloque as dicas em prática e descubra como sua clínica pode ser muito mais bem-sucedida através de uma boa gestão!